AVG – Privacy verklaring

 

Privacyverklaring Notariskantoor mr. H.G.H. Kauffeld (Notariskantoor Kauffeld)


Deze verklaring geeft informatie over hoe notariskantoor Kauffeld omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.


Onze contactgegevens


Naam kantoor:         Notariskantoor mr. H.G.H. Kauffeld

Adres vestiging :     A. Westersstraat A 85

Postcode / Plaat:     9663 PB Nieuwe Pekela

e-mailadres:          Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.


Onze dienstverlening


Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.


Regels persoonsgegevens bij notariële akten


Als notariskantoor Kauffeld een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht “voor altijd” bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging vermeld staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten


Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door notariskantoor Kauffeld geldt:

  • De verwerking ‘verstrekken door middel van doorzending: concepten en dossierstukken aan derden’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Informeren derden op verzoek van cliënt.
    • Toestemming.
  • De verwerking ‘opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Uitvoeren opdracht cliënt (advisering, onderhandse akten, afwikkeling nalatenschap).
    • Uitvoering overeenkomst.
  • De verwerking ‘vastleggen, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Bevestigen echtheid handtekeningen op verzoek.
    • Uitvoering overeenkomst.
  • De verwerking ‘verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven etc.’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Marketing en acquisitie.
    • Toestemming.
  • De verwerking ‘verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Informeren en faciliteren samenwerking in de keten.
    • Toestemming.
  • De verwerking ‘verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Selectie personeel.
    • Toestemming.
  • De verwerking ‘verstrekken door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in register’ van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
    • Wet op het notarisambt en voor de eigendomsoverdrachten en vestiging van hypotheken Boek 3 artikel 84 BW.
  • De verwerking ‘verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie’ van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
    • Boek 2 artikel 10 BW lid 3 en 4. Artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). 24 lid 6 WNA, Selectielijst (122).

Bron van verwerkte persoonsgegevens


Als notariskantoor Kauffeld persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel;
  • Basisregistratie personen (voorheen de gemeentelijke basisadministratie);
  • Huwelijksgoederenregister;
  • Centraal Insolventieregister;
  • Curatele- en bewind register;
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • Schenker;
  • Testateur.

Doorgeven van uw persoonsgegevens


Notariskantoor Kauffeld geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • Kadaster;
  • Kamer van Koophandel;
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
  • Belastingdienst;
  • Door cliënt ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs etc., met toestemming).

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.


Bewaren van uw persoonsgegevens


Uw persoonsgegevens worden door notariskantoor Kauffeld niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden “voor altijd” bewaard.


Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens


Wanneer uw persoonsgegevens door notariskantoor Kauffeld worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.


Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens notariskantoor Kauffeld verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.


Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.


Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.


Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.


Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.


Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming


Notariskantoor Kauffeld stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Beveiliging


Notariskantoor Kauffeld hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval notariskantoor Kauffeld gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal notariskantoor Kauffeld in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor


Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door notariskantoor Kauffeld dan horen wij dit graag via bovengenoemde contactpersoon. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.


Voor meer informatie omtrent de AVG wetgeving verwijzen wij u graag door naar de betreffende website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg

 

Adresgegevens

Notariskantoor Kauffeld

A.Westersstraat A85
9663 PB Nieuwe Pekela

Postbus 39
9663 ZG Nieuwe Pekela

emailButton notaris@notariskauffeld.nl


Tel 0597 618000

 

Offerte aanvraag

Via deze link komt u in het scherm van offerte aanvraag:

Offerte aanvraag